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Formation au classement
Formation au classement : optimiser ses méthodes
Certiprint peut vous aider à optimiser votre méthode de classement. Cette démarche naturelle et gratuite est associée à l’achat de Smartfolders. Après avoir analysé le contenu de l’information qui vous entoure, puis lorsque vous aurez comparé les avantages et inconvénients des différentes méthodes de classement, Certiprint vous accompagne dans votre choix de la Smartfolder.
En effet, il peut être utile d’apprendre à structurer vos dossiers, optimiser les titres, faciliter l’accès au classement, connaître les durées de conservation des documents...
Formation au classement : la méthode numérique
Ce système d’organisation gratuit permet vraiment d’optimiser votre classement si vous avez à gérer du volume. Pour comprendre le fonctionnement du système il faut définir les lieux de rangement: par exemple une cave, une pièce close, un garage, une ou plusieurs pièces d’un bureau.
- Le premier chiffre indique le lieu, chaque lieu a donc un numéro.
- Le chiffre suivant, de 1 à 9 correspond à une commode, une colonne rotative, une armoire.
- Le troisième chiffre, de 1 à 9 ou plus, correspond à l’étagère de l’armoire, la travée ou la colonne.
- Le quatrième chiffre (de 10 à 99) indique un numéro affecté à un classeur.
Exemple : le chiffre 25462 signifie :
- Je suis dans le bureau de la secrétaire identifié par le numéro 2
- Je suis dans l’armoire numérotée 5
- Je suis sur l’étagère identifiée 4
- Je suis le classeur qui porte le numéro 62
A l’intérieur du classeur vous aurez une douzaine de pochettes Smartfolder.
Il ne vous reste plus qu’à créer une base de données sous excell avec les noms des lieux et les numéros concernés. Ainsi chaque dossier trouve une place logique et identifiable facilement. Chaque étagère accueillera un maximum de dossiers
Les dossiers non consultés sont placés au endroit les plus difficiles d’accès. Les dossiers en cours sont à hauteur des mains.
Pour des formations au classement plus poussées, merci de nous consulter.
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